Kvalitetno izvršenje ugovora u pogledu kvalitete, troškova, rokova i obima posla predstavlja temelj za uspjeh naše kompanije Una Consulting d.o.o. Bihać. Razumijevajući projekat kao vremenski ograničeni napor koji se poduzima kako bi se stvorio jedinstveni proizvod, usluga ili rezultat, Una Consulting d.o.o. Bihać uspostavlja i prakticira politike i prakse upravljanja projektima, koje osiguravaju primjenu znanja, vještina, alata i tehnika kako bi se ispunili zahtjevi očekivanja projekta.
Pregled procesa upravljanja ugovorom i projektom, kao i popratni dijagram, su dati u nastavku.
I Potpisivanje ugovora
Prije nego što bude zaključen i postane konačan, ugovor se pažljivo pregleda kako bi se provjerilo sljedeće:
II Vođenje ugovora i upravljanje obimom projekta
Nakon potpisivanja ugovora, direktor Una Consulting d.o.o. Bihać zvanično imenuje tim za implementaciju projekta (TIP) uključujući voditelja projekta. Vrlo često se dešava da je dodijeljeni voditelj projekta već bio uključen u pripremu ponude tako da je dobro upoznat sa obimom posla. TIP je uglavnom u pratnji mladog stručnjaka za vode, odnosno novog član osoblja koji će iskoristiti ovu priliku da jača svoje kapacitete za implementaciju projekata i upravljanje ugovorima.
U svakom slučaju, prvi zadatak voditelja projekta je da prouči ugovornu dokumentaciju. Dokumentacija se obično sastoji (ali nije limitirana) od općih i posebnih uslova ugovora, projektnog zadatka (ToR), ponude (koja uključuje raspored osoblja, plan implementacije, obim usluga, finansijske ponude, itd.) i priloga poput obrazaca za izvještavanje, pravila vidljivosti itd. U slučaju da se neki od dokumenata iz ponude mijenja bilo u početnoj fazi ili u toku same realizacije ugovora, ova aktivnost se dokumentira i ta verzija dokumenta postaje validna. U slučaju da promjena utiče na obim posla, rokove ili vrijednost ugovora, mora se urediti aneksom ugovora.
Implementacija projektnih aktivnosti ponekad zahtijeva angažovanje vanjskih stručnjaka ili pružalaca usluga. U slučaju da su potrebne usluge većeg opsega, voditelj projekta i/član TIP-a izrađuju projektni zadatak i prikupljaju ponude od strane najmanje dva različita pružaoca usluga. U slučaju da su potrebne usluge manjeg obima, obaveze i uslovi se definišu ugovorima. Voditelj projekta priprema ili delegira pripremu podugovora, koje verifikuje pravnik i finansijski voditelj, dok proceduru podugovaranja odobrava direktor. Voditelj projekta prati izvršenje podugovorenih usluga ili zadataka, ocjenjuje ih i odobrava plaćanje. Proceduru plaćanja i zaključenja podugovora vrši voditelj finansija uz odobrenje direktora.
III Praćenje dinamike i ugovorenih rokova
Jedan od ključnih procesa vođenja projekata je upravljanje vremenom. Stoga, nakon potpisivanja ugovora, voditelj projekta razmatra dinamički plan u odnosu na datum potpisivanja ugovora i, ako datumi ne odgovaraju planiranim rokovima, traži odobrenje od klijenta u pisanoj formi ili na početnom sastanku gdje će se ovo evidentirati zapisnikom kao formalno odobrenje.
Na osnovu verifikovanih/odobrenih rokova i ugovorne dokumentacije definiše se kratkoročni obim posla u skladu sa prioritetima/paketima/isporukama/zadacima i izrađuje se kratkoročni akcioni plan s rokovima i rasporedom osoblja. U zavisnosti od veličine projekta i ugovora, kratkoročno planiranje se vrši na mjesečnom ili kvartalnom nivou. Takvo planiranje omogućava voditelju projekta da u svakom trenutku zna status implementacije i da blagovremeno identifikuje potencijalne prepreke i kašnjenja. U slučaju da su kašnjenja interno uzrokovana zbog npr. preopterećenost zaposlenih, nedostatak resursa itd., voditelj projkta će obavijestiti direktora da koordinira uklanjanje prepreka. Ukoliko su razlozi za kašnjenje vanjski npr. nepravovremeno dostavljanje podataka projektnih partnera, voditelj projekta će obavijestiti klijenta i na vrijeme tražiti njegovu podršku u sprečavanju kašnjenja. Ako se kašnjenje nije moglo spriječiti, traži se pismeno odobrenje za produženje roka. Pismeno odobrenje kasnije predstavlja osnovu za potpisivanje aneksa ugovora za produljenje roka za izvršenje ugovora.
Svi zaposleni u TIP-u moraju biti u potpunosti upoznati sa kratkoročnim planovima, koji se također prezentiraju direktoru. Kratkoročni planovi su alat voditelja projekta i koriste se za interne sastanke TIP-a, dok se dinamički planovi iz ugovora koriste za sastanke s klijentom.
IV Kontrola i praćenja kvalitete
Interna kontrola kvalitete, koju imenuje direktor, zajedno sa voditeljem projekta izrađuje plan kontrole kvalitete (PKK) kojim će se utvrditi procedure i aktivnosti u cilju pružanja usluga i proizvoda koji ispunjavaju ciljeve kvalitete kako je navedeno u ugovornoj dokumentaciji. Interna kontrola kvalitete se zasniva na projektnim aktivnostima, rokovima, resursima i zahtjevima u pogledu kvaliteta i, između ostalog, uključuje kriterije koji će se pratiti i ocjenjivati, raspored vršenja kontrole i zapažanja, uključujući mjere za unaprjeđenje, ako je potrebno. Štaviše, voditelj projekta je obavezan da pregleda sve dokumente prije njihovog slanja. Pravilo je da nijedan dokument ne smije "izaći" dok ga ne pregledaju najmanje dva kompetentna zaposlenika.
V Plaćanje i upravljanje budžetom
Raspored plaćanja se obično definiše ugovorom; zasniva se na (1) isporukama kao što su studija, izvještaj, dokument, itd. ili (2) radnim danima/satima (npr. nadzor nad izvođenjem radova, itd.).
Kada je plaćanje zasnovano na isporuci, od strane klijenta se pribavlja službena obavijest o prijemu/odobravanju isporučenih proizvoda što služi kao osnova za fakturisanje. Kada je plaćanje bazirano na radnim danima/satima, potrebno je dostaviti evidenciju o radnim satima/danima. Voditelj projekta kontroliše i usaglašava, arhivira potpisane verzije evidencije i dostavlja ih voditelju finansija radi fakturisanja. Obrazac za evidentiranje radnih dana/sati se ponekad daje kroz ugovor, u suprotnom, postoje primjeri sličnih dokumenata u arhivi firme.
Ostali troškovi kao što su putni troškovi i troškovi smještaja, ugovaranje vanjskih pružatelja usluga, itd. se također prate i evidentiraju. Voditelj projekta kontroliše pristigle fakture, odobrava ih potpisom te dostavlja voditelju finansija, radi plaćanja, koji kontroliše sadržaj fakture i stavlja pečat “plaćeno” nakon izvršenja plaćanja. Radi bolje kontrole, za gotovinske isplate je zadužena sekretarica, dok je voditelj projekta zadužen je za bankovno plaćanje i kontrolu gotovinskog plaćanja, a spoljna knjigovodstvena kontrola prikuplja svu finansijsku dokumentaciju i kontroliše je.
U slučaju da projekat ima poseban budžet, voditelj projekta mora osigurati da su rashodi u skladu s budžetom. Voditelj projekta je odgovoran za upravljanje plaćanjem. U tu svrhu može koristiti interni alat za praćenje plaćanja, koji je jednostavna Excel tabela u kojoj broj očekivanih plaćanja, rokovi dospijeća, podsjetnici, datum plaćanja, dani kašnjenja plaćanja (ako ih ima) su uneseni. Dinamika plaćanja je dio internog praćenja i izvještavanja.
U slučaju promjena u rasporedu isplata, voditelj projekta obavještava voditelja finansija i, po potrebi, direktora, a ove promjene se formalizuju pregovorima s klijentom, prvo usmeno, a zatim pismeno. Ove promjene također mogu biti predmet aneksa postojećem ugovoru. Završetak ugovora je moguć tek nakon izvršene konačne uplate.
VI Izvještavanje
Izvještavanje je obično definirano već u projektnom zadatku ili ugovoru. Voditelj projekta odgovoran je za obavezu izvještavanja. Kada se radi o većim projektima kod kojih na dijelovima izvještaja radi više zaposlenika, voditelj projekta pravi raspodjelu i raspored dostavljanja dijelova izvještaja, te radi kompletiranje, usaglašavanje i kontrolu izvještaja prije slanja.
Interno izvještavanje se vrši u dogovoru i na zahtjev direktora. Interni izvještaj se može napraviti u pisanoj formi, u slobodnom formatu ili usmeno, prema dogovoru.
VII Komunikacija
Obim i opseg komunikacije projekta zavisi od njegove veličine, ciljeva, broja učesnika/interesnih strana, itd., a dijelimo je na internu i eksternu.
Interna komunikacija projekta može biti usmjerena prema direktoru i prema voditelju projekta, te operativna unutar TIP-a. Odvija se kroz interne sastanke čiji intenzitet, zavisno od obima posla i potrebe, određuje voditelj projekta. Također se odvija putem e-mail poruka, telefona, mobilnog telefona, društvenih mreža i drugih sredstava komunikacije koja su trenutno dostupna. Način komunikacije se dogovara na prvom sastanku TIP-a.
Eksterna komunikacija prema klijentu je odgovornost voditelja projekta, koji po potrebi može zatražiti da ovu ulogu preuzme direktor ili neko od članova TIP-a ili angažovani stručnjaci, u zavisnosti od prirode i potrebe komunikacije. Eksterna komunikacija se odvija kroz sastanke čija se dinamika dogovara na početku izvršenja ugovora gdje se dogovara i ko je odgovoran za pripremu i moderiranje sastanaka, sastavljanje zapisnika sa sastanaka, itd. Komunikacija se može odvijati i putem e-mail komunikacije; međutim, na početku ugovora potrebno je sa klijentom potvrditi da li se komunikacija putem e-pošte smatra službenom ili neslužbenom komunikacijom. Čak i kada je komunikacija putem e-pošte prihvaćena kao službeno sredstvo komunikacije, pravilo firme je da se svako ozbiljno obraćanje klijentu u vezi sa ugovornim obavezama obavlja pismom. Svaki štampani dokument koji dolazi ili izlazi evidentira se u poštanskom protokolu koji vodi sekretar.
Eksterna komunikacija također uključuje komunikaciju sa vanjskim saradnicima i komunikaciju s medijima i javnošću. Voditelj projekta je ovlašten da održava ovu komunikaciju. U slučaju da komunikacija prelazi okvire nadležnosti voditelja projekta za projekt/ugovor/uslugu, voditelj projekta traži ovlaštenje firme ili odbija komunikaciju.
VIII Dokumentiranje i arhiviranje
Ovaj proces je usko vezan sa upravljanjem znanjem. Od pripreme ponuda do pružanja usluga, niti jedan posao ili ugovor nije isti, ali dosta njih su slični ili imaju slične elemente. Ako su dokumenti i procesi pravilno i redovno dokumentovani, to će pomoći istom ili drugom timu da efikasnije i jednostavnije organizuje i implementira sličan ugovor. Međutim, ako dokumenti i procesi nisu pravilno dokumentovani, gubi se institucionalno znanje što rezultira trošenjem vremena i ponavljanjem radnji i procesa, što dovodi do finansijskog gubitka.
Dokumentovanje procesa upravljanja ugovorom jedna je od ključnih odgovornosti voditelja projekta koji bi ovaj zadatak mogao delegirati drugom članu TIP-a, ali mora pratiti kako se on implementira. Una Consulting d.o.o. Bihać je izradio jasna uputstva kako strukturirati, locirati i obraditi projektnu dokumentaciju u mapama koja prati iskustava i najbolje prakse naših stranih partnera, a bazirana je na ISO standardima.
IX Promjene osoblja
U slučaju da iz bilo kog razloga treba zamijeniti voditelja ili člana TIP-a, klijentu se predlaže osoba iste jednake ili veće stručnosti. Nakon odobrenja, direktor zvanično imenuje novog voditelja projekta/člana TIP-a. Nakon toga se voditelju projekta dostavlja sva ugovorna dokumentacija i omogućava se prijelazno vrijeme za uvođenje i punu kontrolu nad ugovorom i projektom. Ključni aspekti primopredaje su:
X Završetak ugovora
Formalni završetak ugovora se često podcjenjuje što rezultira time da je arhiva nepotpuna, finalno plaćanje nije do kraja ispraćeno, nije nabavljena potvrda o dobrom izvršenju posla, itd. Kako bi se osiguralo potpuno i pravilno zatvaranje ugovora, provode se sljedeće aktivnosti:
.jpg)
